꼭 알아야 할 영어 비즈니스 이메일 보내는법

꼭 알아야 할 영어 비즈니스 이메일 보내는법

 

영어 메일을 보낼때, 이게 맞는 표현인지 항상 애매합니다.

비즈니스적인 표현이 맞는지 걱정되죠.

혹은 무례한 표현일까봐 걱정되기도해요.

 

이 글에서는 영어 이메일을 4부분 으로 나누었어요.

각 부분에서 어떤 말을 쓰면 좋은지 예시를 많이 들어놓았어요.

그리고 글의 마지막에 실제 이메일의 예시를 적어두었어요.

이메일 예시를 보시면 어떤 표현이 좋은지 설명해 두었어요.

 

 

이메일의 호칭

첫번째로 배울것은 이메일의 호칭입니다.

어려울게 없고 몇가지만 알고 계시면 됩니다.

 

보내는 사람의 정보를 모를때

 

• Dear sir or Madam
• Dear Mr./Mrs
• Dear Sir or Madam, Dear Sir/Madam

   보내는 사람의 정보를 모를때 사용합니다. 조직이나 단체에 보낼때 보통 사용합니다.

   보내는사람의 연락처를 알경우 그걸 사용하면됩니다. 

   혹여나 성(gender)을 아신다면 성에따라 Dear sir 혹은 Dear Madam 둘중하나를 사용하시면 됩니다.

 

 받는분의 이름을 아는경우

 

• Dear Mr Smith
• Dear Mrs Abby
• Dear Name 

  받는분의 이름을 아는경우, Dear로 시작해서 이메일을 시작하면 됩니다.

  여기서 Mr혹은 Mrs 등의 타이틀은 다음글을 참고하세요.

  ["Mr" vs "Mrs" vs  "Miss" vs "Ms"  바르게 쓰는법]

  그리고 풀네임을 쓸지 성만 쓸지 헷갈릴수 있는데요. 보통은 성을 사용하는것이 더 정중합니다.

 

도입문

도입문의 경우 크게 두가지 경우가 있어요.

첫번째는 바로 본론을 말하는 경우.

두번째는 간단한 인사를 하고 하는경우에요.

상대방과의 관계를 고려해서 어떻게 쓰실지 생각해보시길 바랍니다.

이것 저것 외우기 싫으면 I'm writing to ~ 이거하나만 알아두세요. 아주 유용합니다.

저는 간단한 인사를 한 후에 I'm writing to를 자주 씁니다.

 

이메일을 처음 보낼경우

 

• I'm writing in reference to :
  ~ 건으로 이메일을 씁니다.
• I'm writing in reference to the current situation of Spain :
  스페인의 현재 상황 건으로 연락드립니다.
• I'm writing in reference to next metting. :
  다음주 회의 건으로 이메일을 씁니다.
• I'm writing to inform you that :
  ~에 대해 알려드리려고 이글을 적습니다.
• I'm writing to enquire about ~ :
  ~에 관해 문의 드리려 적습니다.

상대방의 연락에 응답하는 경우

 

• Further to your email :
  편지 이메일 등에서 이전의 관련 정보를 언급할때
• With reference to your email 
• I'm wrting in response to ~ :
  ~에 대한 답장으로 적습니다.

(이메일이 아닐경우는 email을 그단어로 대체하면됨)

Further to our conversation of last meeting, I would like to move back meeting from 14th to 15th.

지난 미팅에 관련해서, 미팅을 14일에서 15일로 연기하고싶어요.

 

상대방이 요청한 건에 대해서 확인해 줄때

 

• I can confirm that ~  :
  ~ 이라는것을 확인 할수있었습니다.
• I have attatched the information in following document 
  관련정보는 첨부해놓았습니다.
• I have attached :
  ~을 첨부했습니다. 
• I'm writing to confirm that :
  ~에 대해 컨펌드리려 글을 씁니다.

 

 

 

 

 

 

처음 안부를 물으며 시작할때 ( small talk)

 

• I hope everything is okay :
  안녕하셨어요?
• Hope you are doing well : 
  안녕하셨어요?
• I hope you had a wonderful weekend  :
  좋은 주말 보내셨지요?
• How was your holiday? :
  휴가 어떠셨어요? ( 잘 아는사람)
• I hope this email finds you well : 
  처음 교신하는 사람에게는 격식을 차려 안부인사

간단한 소개를 할때

 

• Hi, Hello I'm [NAME]  and I'm responsible for [부서] :
  반갑습니다. 저는 [이름] 이고, [부서]를 담당하고있습니다.

소식을 전할때

 

• We are pleased to inform you that :
  이소식을 알리게 되어 기쁩니다.
• We regret to inform you that :
  이소식을 알리게 되어 유감입니다.

비즈니스 이메일 본문

드디어 본문입니다. 읽으시느라 고생이 많으세요.

본 문단은 여러 상황 예시문장을 소개합니다.

글 마지막에 이메일 예시가 있는걸 잊지마세요

 

요청을 할때.

 

• I would be grateful if you could ~ :
  당신이 ~을 해주실수 있다면 감사합니다.
• It would be greatly helpful if~ :
  해주신다면 정말 도움이 될거에요.
• I would really appreciate it if~ :
  ~해주신다면 정말 감사할거에요.
• I would like you to  : 
  ~를 좀 해주셨으면 좋겠어요. 라는 도움요청
• I would like to ask your advice on : 
  ~에대해 당신의 조언이 필요해요.
• I don't want to bother you, but  :
  귀찮게 해드리고 싶지는 않지만... ~를 해주셨으면 좋겠어요.
• I hate to trouble you , but  :
  귀찮게 해드리고 싶지는 않지만... ~를 해주셨으면 좋겠어요.
• I asked ~ to ~  :
  ~에게 ~을 해달라고 요청했어요.
• It would help us know  :
  우리가 ~을 아는데 도움이 될 것입니다.

의견을 요청하거나, 의견을 말할때

 

• please let me know :
  의견 요청할때
• In my opinion(view) :
  의견 말할때
• I don't have an opinion on :
  ~에대한 의견이 없어요.
• It is difficult to comment on :
  ~에대한건 말씀드리기 어려울거같아요.
• I can't give you an opinion on :
  ~에따른 의견을 드릴수가 없어요.
• I think that is a minor issue :
  그건 사소한 문제인거같아요.
• I don't think it is important to decide right now :
  지금 결정하는게 중요하지 않은거같아요

상대방의 의견에 동의할때

 

• I agree with you that S V :
  당신이 ~하다는것에 동의합니다.
• I'm with you in that S V :
  ~라는점에서 당신에게 동의합니다.
• I'm in total agreement with ~ :
  ~에 전적으로 동의합니다.
• I wholeheartedly agree with ~ :
  ~에 전적으로 동의합니다.
• I tend to agree with your opinion, but~  :
  당신에게 동의하지만...
• I deceied to take your advice : 
  당신의 조언을 받아들일게요.

동의 하지 않을때

 

• I don't agree with you  :
  ~에 동의 하지 않습니다.
• I don't agree with your suggestion that S V :
  ~라는 당신의 제안에 동의하지않습니다.
• I don't mean to disagree with you, but  :
  ~ 반대하려는건 아닌데요...
• I would like to propose that : 
  ~하는것을 제안드립니다. (부정하기보단 대안을 제시함으로서 돌려말하기)

문제가 발생했을때

 

• please accept our apology for :
  ~문제의 책임시인할때
• The difficulty lies in :
  문제의 발생 원인을 말할때
• It has been too difficult for us to~ : 
  ~하는것이 어려웠습니다.
• I will do my part by ~  :
  저는 ~를 함으로서 제 몫을 다하겠습니다..
• We are confident that~ :
  ~ 라고 확신합니다.
• Rest assured that :
  ~임을 보장합니다.

경고할때

 

• please keep in mind
  명심하세요
• Be careful not to
  주의하세요
• let this serve as a fair warning경
  고합니다.
• We are very disappointed to learn that~
  ~을 알고 실망했어요.

시간,계획적인 표현

 

• plan to develop :
  ~을 개발할 계획입니다.
• The contract will be done by the end of this year. :
  계약이 이번해말에 끝날거에요.
• we are eagerly waiting for :
  ~을 애타게 기다리고 있어요.
• prepare for : 
  ~을 준비하다
• move back :
  연기하다 we should move back the meeting to next Thursday morning.
• bring forward :
  앞당기다 We should bring forward the meeting to tomorrow right now

그 외 표현

 

• I never heard the news that
  ~소식을 듣지 못했습니다.
• It is news to me that ~
  ~ 처음 들어요. 
• I was informed that 
  ~라고 들어 알고있어요
• I was told that
  ~라고 들어서 알고있어요

비즈니스 이메일 마무리

본문후에는 끝맺음 문장을 통해 이메일이 끝남을 알려주는게 좋습니다.

이것도 아래중 자신에게 맞는 문장을 사용하시면 됩니다.

 

• Thank you for your reply. :
  회신 감사합니다
• Thank you very much for your time. :
  시간을 내주셔서 감사합니다.
• I would appreciate if you could let me know when you are available.:
  편한 시간을 알려 주시면 감사하겠습니다.
• I appreciate your quick response. :
  빠른 회신 감사합니다.
• I look forward to hearing from you. :
  회신 기다리겠습니다.
• Please feel free to ask me any questions. :
  질문은 언제든 문의 바랍니다.
• Do not hesitate to contact me if you have any questions. :
  문의 사항이 있으시면 언제든지 연락 주시기 바랍니다.

비즈니스 이메일 맺음말

마지막으로 이메일을 끝낼때의 맺음말입니다.

• Yours sincerely,

연락한적이 있는 사람에게 사용할수있습니다.

즉 연락처가 있으신분에게 사용하는 단어입니다.

처음에 Dear Sir or Madam 으로 시작하셨으면 사용하지마세요.

 

• Sincerely,

Your sincerly와 같지만 미국영어에서 주로사용됩니다. 위와 마찬가지로 전에 연락한적있는분께

사용할수있어요.

 

• Regards,

Your sincerely 보다 덜 정중한 표현입니다.  전에 연락한적이 있는분께 사용하세요

이메일이 엄청 정중해야한다면 Your sincerely를 사용하는걸 추천드리고

그게아니라면 Regards,를 사용해도 무방합니다.

 

• Yours faithfully,

이 표현은 처음 연락하는 분에게 사용해도 무방합니다.

 

• Your truly,

Your faithfully 와 동등한 표현이며 미국식 표현입니다. 마찬가지로 처음 연락하는분에게

혹은 전에연락하는분에게 사용해도 무방합니다.

 

• Thank you,
• Best,
• Kind Regards,

잘아시는 분이라면 위와 같이 사용해도 무방합니다.

 

아래는 이메일 예시 입니다.

 

[영어 비즈니스 이메일 예시] Formal 한 요청문

 

[영어 비즈니스 이메일 예시] Formal 한 반응문