영어 메일에 쓰면 안 되는것, 영어 이메일 조심해야하는 단어

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영어 메일에 쓰면 안 되는 것, 영어 이메일 조심해야 하는 단어

이 글은 우리가 이메일로 소통할 때 어떤 마음가짐으로 해야 하는지, 

또 어떤 단어를 쓰면 안되는지 적었습니다. 이메일 쓸 때 조심해야 할 것은 뭐가 있을까요?

이 글에서 아이디어를 얻어가 보세요.

 

"이메일 내 문장에서 감정에 영향을 미칠 것 같은 요소가 있다면 한 번 더 읽어보세요."

비언어적 소통

우리는 일반적으로 소통할 때 언어를 사용합니다. 언어에는 글자로 이루어진 언어도 있고, 몸짓 같은 비언어가 있습니다. 대면대화나, 전화통화를 할 때는 단어로만 대화하는 게 아닌, 비언어로도 같이 대화하기 때문에 소통이 더 쉬운 면이 있죠.

이메일은 어떨까요? 이메일은 글자로만 이루어져 있는 소통수단입니다.

순수한 의도로 보낸 이메일도 상대방에게 다르게 해석이 되어 나쁜의 도로 보일 수 있습니다. 심지어 이메일 한통으로 두 동료가 법정 싸움까지 간 경우도 있습니다. 단순한 이메일 한통의 내용으로 말이죠.

그런데도 불구하고,  이메일을 검토 없이 빠르게 보내는 사람이 있습니다. 이메일이 대면대화나, 전화통화를 대신하는 수단인데도 말이죠. 즉 이메일로 인해서 사람 간의 관계에 영향을 줄 수 있다는 뜻입니다. 

결론적으로 이메일이 부족한 점은 비언어적 소통이 어렵다는 것입니다.

(비언어적 소통이라 함은 예를 들어 눈짓, 눈빛, 몸의 행동등이 있겠죠..
이런 비언어적 행동은 대면 대화를 할 때 서로를 이해하는 데 도움이 됩니다.)

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우리는 소통에서 다음과 같은 언어를 사용합니다.

communication

• 소통의 55~60%의 비언어적 신호로 이루어집니다.
• 소통의 35~40%의 목소리 톤 등으로 이루어집니다.
• 소통의 7~10%만이 실제 글자로 이루어집니다.

위 수치는 일반적인 수치입니다. 상황에 따라 비언어적 신호의 영향력이 달라지게 됩니다.

 

그렇다면! 만약 우리가 어떠한 의도의 이메일을 보낸다고 해봅시다.  예를 들어 상대방에게 동기부여를 시키려고 하는)  나는 상대방이 어떠한 행동을 하도록 이끄는 이메일을 쓰고 싶습니다.
그런데 위에서 말했다시피 우리의 실제 단어는 소통할 때 7~10%의 영향밖에 미치지 않습니다. 
그렇다면 이메일이 좋은 소통수단이라고 할 수 있을까요??

바로 이점이 이메일을 특이한 소통 매체로 만듭니다. 
즉 비언어적 소통이 어렵다는 점이 상대방이 이메일의 의도를 잘못 파악하기 쉽게 만들지요. 
그런데도 몇몇 사람은 이메일이 마치 그냥 말하는 것같이 쉽고 즉각적으로 쓰고 송신하기도 합니다. 
조금만 조심하면 몇 가지 단어로 인한 오해는 없앨 수 있는데 말이죠. 

아까도 말했듯이 만약 진짜로 소통다운 소통을 하려면 대면으로 대화하면 됩니다. 혹은 화상통화 같은걸 이용하면 되겠죠. 즉 하고 싶은 말은 상대방에게 오해가 없도록 검토를 잘하라는 말을 하고 싶었습니다.

그렇다면 이메일을 예의 바르게, 혹은 오해가 없도록 검토하는 것 외에 쓰지 말아야 하는 게 있을까요?

 

그건 바로 "You"라는 단어입니다.

엥? you는 '너' 라는뜻, "당신"이라는 뜻인데... 왜 쓰면 안 된다는 걸까요?

이메일 에티켓의 예시

당신은 "Green echo"라는 회사에서 일을 하고 있고
     당신의 클라이언트는 "niche days"라는 이름을 가지고 있습니다. 
          이때 클라이언트가 당신에게 특정 물품의 재고가 있냐고 물어보았습니다. 
               그래서 당신은 이렇게 이메일로 이렇게 대답합니다.
                    "We don't have the inventory available to do what you want"

"We don't have the inventory available to do what you want"

어떤가요? 문제 있어 보이시나요? 문법적으로 전혀 문제없는 문장입니다. 

그런데 여기의 문제는 바로... 대명사입니다.
we와 you 가 문제입니다... 그럼 어떻게 쓰라는 말일까요. we와 you를 안 쓰면 어떡하죠..
여기서 써야 하는 말은 회사의 이름입니다.

그럼 위 문장을 다시 볼까요?

"We don't have the inventory available to do what you want"

여기서 we가 의도한 바는 무엇일까요?  아마도 이렇게 해석될 겁니다.

"We don't have the inventory available to do what you want."

(나, 사장님, 회사 구성원들)                                    (이메일의 수신자)

 

아마 we를 쓴 이유는 회사가 나뿐만 아니라 구성원이 많기 때문에 we라고 쓴 거겠죠.
이론적으로는 맞습니다. 하지만 별로 좋은 방법은 아닙니다. 

그럼 다음 두문장을 비교해 볼까요.

A: We don't have the resources available to do what you want.

B: Green echo Publications doesn't have the resources available to meet niche days's needs.

이제는 두 번째 문장이 명백히 낫다는 게 보이실까요?

A는 약간... 거절 같이 느껴집니다. 심지어 무례해 보이기도 해요. 의도가 있을 수도 있다는 생각이 듭니다.
B문장은 그냥 팩트만 간단하게 말한 거 같습니다. 어떠한 의도는 없어 보여요.

 

결론

그래서 이글의 요지를 다시 한번 말씀드리자면 다음과 같습니다.

 

• 이메일은 글자로만 이루어진 소통이기 때문에 검토를 잘하자
• 이메일은 팩트만 보내는 형식이 좋다. 충분한 소통을 위해서는 전화통화나, 대면으로 대화하자
• you, we 등의 대명사를 쓸 때는 조심해서 쓰는 게 좋다. 

추가적으로 위와 같은 단어 외에도 쓰면 안 좋은 단어도 있습니다.

그건 차차 알아가 보겠습니다.